Должностные обязанности документоведа в образовательном учреждении

Методические материалы «Должностная инструкция документоведа учебной части»

Должностные обязанности документоведа в образовательном учреждении

Должностная инструкция документоведа учебной части

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Документоведа

1.1.Настоящая инструкция составлена в соответствии с Постановлением Минтруда  РФ от21.08.1998г. №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях».

1.2.  Документовед  относится к категории специалистов.

 1.3. Настоящая  должностная  инструкция  определяет должностные обязанности, права и ответственность документоведа.

 1.4. На должность документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образования, без предъявлений к стажу работы, или среднее специальное образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу.

1.5.Документовед назначается на должность приказом директора техникума,  непосредственно подчиняется руководителю структурного подразделения по документационному обеспечению управления, заместителю директора по учебной работе техникума.

1.6. Документовед должен знать:                                                              

– Конституцию Российской Федерации;

– законодательство о труде;

– законодательные и нормативные правовые акты, постановления, положения, инструкции и другие нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

– основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– Устав, приказы и указания директора техникума, основные нормативно-методические документы, регламентирующие правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцию по делопроизводству;

– структуру техникума и его подразделений;

– порядок контроля над прохождением служебных документов и материалов;

-методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

– порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

– организацию архивного дела;

– порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документального обеспечения управления;

– организацию архивного дела; 

– организацию труда и управления;

– правила внутреннего трудового распорядка техникума;

– правила  и нормы охраны труда.

1.7. Документовед в своей работе руководствуется:

– Уставом, приказами и указаниями директора техникума;

– основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;

– инструкцией по делопроизводству

–  правилами внутреннего трудового распорядка техникума;

– настоящей должностной инструкцией.

1.8. В период отпуска и временного отсутствия документоведа его обязанности возлагаются на сотрудника учебной части решением заместителя директора по учебной работе.

2.Функции

2.1.  Ведение, учет, хранение документов, приказов, распоряжений.

2.2.  Подготовка, оформление отчетности по численности контингента техникума (ежемесячно). Своевременная передача отчета в службы техникума.

2.3. Производить подготовку и выдачу справок обучающихся по различным вопросам.

2.4.Участие в организации промежуточной и государственной итоговой аттестации обучающихся техникума.

2.5. Участие в работе приемной комиссии техникума.

3.   Должностные обязанности

Документовед обязан:

3.1.  Производить подготовку и выдачу справок обучающихся по различным вопросам.

3.2.  Проводить работу по подготовке совещаний у заместителя директора по учебной части в части оповещения участников о времени, месте, повестке и дне совещания.

3.3.  По поручению заместителя директора готовить письма, запросы и другие документы.

3.4. Осуществлять регистрацию и доклад поступивших документов, адресованных заместителю директора.

3.5.  После доклада руководителю направлять их исполнителям, вносить резолюции в журнал.

3.6.  Вести учет всех документов взятых на контроль и контролировать их исполнение.

3.7.  Формировать и подготавливать архивные  материалы в дела к передаче в архив, согласно перечню номенклатуры.

3.8.  Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.

3.9.  Учитывать  и хранить документы, приказы, распоряжения.

3.10. Отправлять исполненную документацию по адресатам.

3.11.  Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

3.12.   Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый поиск.

3.13.   Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

3.14.  Участвовать в организации промежуточной и государственной итоговой аттестации обучающихся техникума.

3.15.  Подготавливать,  оформлять отчетность по численности контингента техникума (ежемесячно). Своевременно передавать отчет в службы техникума.

3.16.  Принимать участие в работе приемной комиссии техникума.

3.17.  Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

3.18.  Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

3.19.  Составлять отчетные данные по направлению своей работы.

3.20.  Выполнять требования должностных инструкций по охране труда.

3.21. Выполнять иные поручения заместителя директора поУР и руководителя документационного обеспечения техникума по вопросам, возникшим в связи со служебной необходимостью.

4. Права

Документовед имеет право:

4.1. Получать от специалистов структурных подразделений техникума информацию, необходимую для осуществления своей деятельности;

 4.2.Представлять на рассмотрение непосредственного руководства предложения по вопросам делопроизводства техникума и учебной части;

4.3.Требовать от руководителей оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

Документовед несет ответственность:

5.1.  За  ненадлежащее  исполнение  или  неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности,- в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба- в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4. За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных – в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.5.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения – в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.

6.Взаимодействие

Документовед:

6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы согласуется с руководителем структурного подразделения ДОУ, утверждается директором техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.

6.3. Получает от руководителя структурного подразделения ДОУ техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора техникума и работниками техникума.

6.5. Взаимодействует с учебной частью, отделом кадров, бухгалтерией.

6.6. Соблюдает конфиденциальность.

404

Ой! Страницы не существует

Источник: https://www.gyrnal.ru/library/ru/obshee/7/39/113/

Что должна содержать должностная инструкция документоведа: примеры и образцы документов

Должностные обязанности документоведа в образовательном учреждении

Должностная инструкция – важнейший документ, определяющий трудовые функции, права и ответственность работника. Именно поэтому крайне важно перед подписанием не просто прочитать документ, а внимательно изучить его положения.

В этой статье мы расскажем, что собой представляет должностная инструкция документоведа, а также приведем несколько готовых примеров типовой документации.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» — первом разделе любой должностной инструкции – работодатель прописывает все основные моменты, касающиеся требований к сотруднику.

Первым делом указывается, к какой категории работников документовед относится (к специалистам), а также каким образованием и опытом работы он должен обладать.

Также от документоведа обычно требуется знание:

  • Конституции РФ;
  • законодательства РФ по вопросам выполняемых функций;
  • основ трудового и административного законодательства;
  • внутренней документации предприятия;
  • основных положений единой государственной системы делопроизводства;
  • стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
  • правил эксплуатации вычислительной техники;
  • порядка оформления, классификации хранения и экспертизы ценности документации;
  • порядка осуществления контроля над исполнением документов;
  • требований к обращению с внутренними, исходящими и входящими документами;
  • требований к отчетности и документам планирования по вопросам деятельности подразделения;
  • организации архивного дела;
  • правил и норм охраны труда;
  • правил пожарной безопасности;
  • культуры общения и служебной этики.

Руководствоваться в своей деятельности документовед должен действующим законодательством страны и внутренней документацией учреждения, в том числе собственной должностной инструкцией и распоряжениями руководства.

Далее следует прописать, кому непосредственно сотрудник подчиняется, а также кем назначается на должность и освобождается от нее.

В конце раздела указывается, какое уполномоченное лицо исполняет обязанности документоведа во время его отсутствия на рабочем месте.

Должностные обязанности: на что имеет право документовед и его ответственность

Стандартные трудовые функции документоведа заключаются в:

  • ведении делопроизводства организации в соответствии с регламентирующей документацией;
  • обеспечении своевременного и качественного выполнения порученных задач в строгом соответствии с установленным порядком работы;
  • рациональном использовании технических, материальных и иных средств в интересах выполнения порученных задач;
  • сохранении от утраты или разглашения документов и сведений, составляющих коммерческую тайну;
  • регистрации входящей корреспонденции;
  • осуществлении контроля над своевременным исполнением документов;
  • подготовке и сдаче в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, а также составлении описи дел, передаваемых в архив и на списание;
  • обеспечении сохранности проходящих служебных документов;
  • отправлении исполненной документации по исполнителям;
  • осуществлении подготовки документов отчетности и планирования по вопросам деятельности организации;
  • осуществлении печатания и тиражирования служебной документации;
  • оформлении справок, касающихся деятельности предприятия;
  • выполнении иных поручений непосредственного руководителя, отданных в пределах его должностных полномочий;
  • соблюдении трудовой и исполнительной дисциплин, правил пожарной безопасности и охраны труда.

Перечень прав документоведа отражается в соответствующем разделе инструкции и зачастую является типовым. Как правило, сотрудник имеет право:

  • вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию собственной работы и работы организации;
  • запрашивать у других сотрудников предприятия сведения и документы, необходимые для непосредственного выполнения собственных должностных обязанностей;
  • в установленном порядке обжаловать организационно-распорядительные акты учреждения;
  • совершать другие действия, предусмотренные внутренней документацией организации и действующим законодательством РФ.

Отдельный раздел должностной инструкции посвящается зоне ответственности сотрудника и включается в себя, как правило ответственность за:

  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (в рамках, определенных действующим законодательством о труде);
  • правонарушения, совершенные во время осуществления рабочей деятельности (в рамках, определенных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством);
  • причинение материального вреда организации (в рамках, определенных действующим гражданским и трудовым законодательством).

Следует отметить, что работодатель вправе скорректировать текст должностной инструкции в соответствии с собственными представлениями о качественной трудовой деятельности документоведа, однако крайне важно, чтобы законодательству страны данный документ не противоречил.

Образцы должностной инструкции документоведа

Трудовые функции документоведов, работающих в разных организациях, могут несколько различаться, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов инструкций, рассчитанных на сотрудников из разных сфер деятельности.

Типовая инструкция (по профстандарту)

С типовой инструкцией документоведа мы предлагаем вам ознакомиться здесь: https://yadi.sk/d/7qkqOxjF3TWpbc

В образовательном учреждении

В учреждениях образовательного учреждения действуют документы следующего типа:

  • в школе: https://yadi.sk/d/JruI8-eK3TWpjs
  • в ДОУ: https://yadi.sk/i/u1BWLcdF3TWpvo

Отдела кадров

Для работников отдела кадров действуют должностные инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriRhttps://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriR

Ведущего

Полномочия ведущего документоведа несколько шире обязанностей и возможностей обычного сотрудника, поэтому и должностная инструкция оформляется несколько иначе:

  • в общем отделе: https://yadi.sk/i/bK4NZDt73TWqsy
  • в спортивной школе: https://yadi.sk/d/Hm9wGga83TWr7N
  • в ВУЗе: https://yadi.sk/i/bGoUj_r73TWrNp
  • в колледже: https://yadi.sk/i/hJX1w6z93TWrWF

1 категории

Пример инструкции документоведа первой категории вы можете скачать по ссылке: https://yadi.sk/d/iL_trbPd3TWskk

2 категории

Чтобы найти документ, подходящий для специалиста второй категории, нажмите сюда: https://yadi.sk/d/-6nq5fxI3TWt89

Таким образом, от содержания должностной инструкции зависит объем трудовых обязанностей и прав документоведа, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особой ответственностью.

Источник: https://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/dokumentoveda.html

Кабинет Юриста
Добавить комментарий