Консультант акт об уничтожении документов из архива истек срок хранения

Акт об уничтожении документов

Консультант акт об уничтожении документов из архива истек срок хранения

Когда истекает срок хранения документа, он может быть уничтожен. Но уничтожить не означает пустить на черновики, отдать школьникам на макулатуру (бывает и такое

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=6036

Акт на уничтожение документов

Консультант акт об уничтожении документов из архива истек срок хранения

На странице представлен образец документа «Акт на уничтожение документов» с возможностью скачать его в формате doc.

Тип документа: АктДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.Размер файла документа: 33,5 кб

Уничтожение документов проводится в соответствии с правилами делопроизводства и положениями закона «Об архивной деятельности в Российской Федерации».

Этими двумя нормативными актами устанавливаются сроки хранения документов на предприятиях и в организациях, порядок их уничтожения и правила составления Акта об уничтожении документов.

Виды документов

Существует четко регламентированная градация видов документов, в основу которой положена значимость документа. В соответствии с градацией установлены сроки хранения документации на предприятии. Так, существуют документы официальные, личные, простые, сложные, секретные и внутренние. Исходя из их значимости, сроки хранения могут быть временными или постоянными.

Все документы хранятся в оперативном обращении предприятия или организации в течение двух лет, после чего передаются в архив предприятия. При подготовке сдачи в архив производится экспертиза ценности документов, в ходе которой устанавливается срок их хранения или возможность их уничтожения.

Документы, не представляющие собой юридической, политической или культурной ценности, подлежат уничтожению. В каждом ведомстве действуют межотраслевые перечни сроков хранения для того или иного типа документов. Руководствуясь перечнем, экспертиза по отбору выделяет:

  • ценные документы, подлежащие передаче в государственный архив;
  • ценные документы, сдающиеся в архив предприятия с условием их хранения не менее 10 лет;
  • ценные документы сроком хранения до 10 лет, которые будут храниться в соответствующих отделах предприятия, например, бухгалтерские документы — в бухгалтерии;
  • ненужные документы с истекшим сроком хранения, подлежащие уничтожению.

Выводы экспертизы оформляются в письменном виде раздельно по документам в зависимости от их дальнейшей судьбы. Так, составляются:

  1. перечень документов и дел постоянного хранения;
  2. перечень документов и дел для хранения сроком свыше 10 лет;
  3. перечень документов и дел для хранения менее 10 лет.

Перечень документов, отобранных для уничтожения, оформляется в виде Акта о выделении документов к уничтожению.

Перечни рассматриваются экспертной комиссией и передаются на апробацию руководителю предприятия или организации.

Во исполнение решения экспертной комиссии канцелярия предприятия приступает к уничтожению документов.

Сам процесс уничтожения происходит в составе нескольких человек и оформляется Актом об уничтожении документов.

Процедура уничтожения и составление акта

Просто выбросить в мусорный контейнер ненужные документы не получится. Они должны быть действительно уничтожены. Способ уничтожения выбирается самостоятельно. Это может быть:

  1. сожжение;
  2. измельчение с последующим выбрасыванием в мусоросборники;
  3. измельчение со сдачей в макулатуру;
  4. заключение договора с предприятием, специализирующимся на утилизации документов. В этом случае документы сдаются в их первозданном виде как макулатура. Сам факт сдачи на утилизацию оформляется договором и актом о сдаче-приеме.

Комиссия, уничтожившая или сдавшая документы утилизатору, составляет Акт об уничтожении. Правила делопроизводства не дают обязательной схемы составления акта, а значит, он составляется в произвольной форме, с использованием обязательных для любого документа компонентов:

  • даты и места составления акта;
  • ФИО и должность лица, руководящего уничтожением и составляющего акт;
  • ФИО и должности участников комиссии по уничтожению;
  • описание действия. Например «Комиссия по уничтожению документов, в составе…, в соответствии с приказом руководителя предприятия, сожгла (измельчила, сдала в утилизацию) следующие документы»;
  • список уничтоженных документов. Если объем слишком велик, то можно отказаться от поименного перечисления и ограничиться указанием количества дел, или общим весом бумаг. В этом случае к Акту потребуется сделать приложение, в котором документы должны быть перечислены (например, «Входящие письма за 20.. год»);
  • подписи всех членов комиссии.

Акт на уничтожение документов является внутренним актом предприятия, поэтому заверять его печатью нет смысла. Будет достаточно его апробации (визирования) руководителем предприятия или организации.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Акт подлежит хранению в оперативном доступе в течение двух лет. Поскольку Акт — это тоже документ, то по прошествии двух лет следующая экспертная комиссия определит его дальнейшую судьбу — подлежит ли он уничтожению или будет сдан в архив.

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

Источник: https://dogovor-obrazets.ru/%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86/%D0%90%D0%BA%D1%82/%D0%90%D0%BA%D1%82_%D0%BD%D0%B0_%D1%83%D0%BD%D0%B8%D1%87%D1%82%D0%BE%D0%B6%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Консультант акт об уничтожении документов из архива истек срок хранения

Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.

Соответствующий приказ может выглядеть так:

                                 ЗАО “Актив”                                                                                                       

                                   Приказ                                

                                                                          15 марта 2002 года                                                   N 43                                                                         

                     О создании экспертной комиссии                       

                                                                              В связи  с  необходимостью  уничтожения  документов,  срок  хранениякоторых истек,                                                                приказываю:                                                              1. Создать экспертную комиссию в составе:                                – председатель комиссии – юрист А.А. Иванов;                             – члены комиссии – главный бухгалтер О.В. Борисова;                                         секретарь М.И. Петрова.                               2. Экспертной комиссии подготовить  акт  о  возможности  уничтожениядокументов, срок хранения которых истек.                                                                                                           Директор ЗАО “Актив”                Васильев             /А.И. Васильев/ 

Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:

                               ЗАО “Актив”                                                                                                         

                                   Акт                                    

                  о выделении документов на уничтожение                                                                                            21 марта 2002 года                                              г. Москва                                                                               Экспертная комиссия в составе:                                           – председатель комиссии – юрист А.Л. Иванов;                             – члены комиссии        – главный бухгалтер О.В. Борисова;                                         секретарь М.И. Петрова,                                                                                                 составила  настоящий  акт  о  том,  что  в  результате   проведеннойэкспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранениякоторых истек (опись прилагается):                                            1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка).                             2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).                                3. Кассовая книга за 1996 год.                                           4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996год.                                                                          5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).                           6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год  (2папки).                                                                       7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за  1996год (1 папка).                                                                8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.                               9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).                              10. книга за 1996 год.                                                                                                               Председатель комиссии              Иванов                  /А.А. Иванов/ Члены комиссии:                    Борисова              /О.В. Борисова/ 

                                   Петрова                /М.И. Петрова/ 

После того как эксперты “благословят” уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.После этого документы можно уничтожить любым способом – разорвать, отправить в шредер, сжечь.

Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт – о физическом уничтожении документов.

Акт может выглядеть так:

                              ЗАО “Актив”                                                                                                         

                                  Акт                                    

         об уничтожении документов, срок хранения которых истек                                                                                     28 марта 2007 года                                              г. Москва                                                                              Экспертная комиссия в составе:                                           – председатель комиссии – юрист Иванов А.А.;                             – члены комиссии – главный бухгалтер Борисова О.В.;                                         секретарь – Петрова М.И.,                                                                                                       составила настоящий акт о том,  что,  согласно  описи,  утвержденнойактом от 21 марта 2007 года, были  уничтожены  документы,  срок  хранениякоторых истек.                                                                В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы  какмакулатура ОАО “Вторсырье” согласно накладной от 28 марта 2007  г.  N  ГВ100256, которая прилагается к настоящему акту.                                                                                                    Председатель комиссии              Иванов                   /Иванов А.А./Члены комиссии:                    Борисова               /Борисова О.В./

                                   Петрова                 /Петрова М.И./

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

ПримерПредположим, что ОАО “Вторсырье” заплатило “Активу” за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС – 18 руб.).Бухгалтер “Актива” должен сделать проводки:Дебет 50 Кредит 91-1118 руб. – оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет “Расчеты по НДС”

18 руб. – начислен НДС к уплате в бюджет.

уничтожение бухгалтерских документовакт уничтожения печати

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/doki/akt-unichtozheniya-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya

Консультант акт об уничтожении документов из архива истек срок хранения

Консультант акт об уничтожении документов из архива истек срок хранения

Архивная служба Украины в Киеве

Мы производим обязательное согласование всех документов с государственным архивом Украины .

Звоните: тел. Киев 236-58-88 МТС (099)388-33-30 / Киевстар (098)017-19-18 / Лайф (093)872-26-63

Как определить срок хранения документа?

  • Подолина О.Г. | консультант отдела консалтинга и внедрения компании «ИнтерТраст», руководитель проектов по внедрению систем электронного документооборота

Если пойти привычным путем

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы следующей формы:

Срок хранения дела и № статьи по Перечню

Чтобы указать в графе 4 срок хранения дела, нужно проанализировать нормативные документы.

Раньше их число было ограниченным. Достаточно было использовать в качестве справочников:

Итак, посмотрим, как в настоящее время расширился первоначальный список документов, подлежащих анализу?

Перечни документов с указанием сроков хранения

Существуют и другие перечни:

Но существуют еще:

Типовые и примерные номенклатуры дел

Типовые номенклатуры дел сейчас по-прежнему существуют.

Анализ действующего законодательства и подзаконных актов министерств и ведомств

Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета

Берем на вооружение риск-менеджмент

При проведении экспертизы ценности документов осуществляют:

Классика жанра

Риску присущи следующие атрибуты:

Управление рисками в целом имеет своей целью решение следующих задач:

Риски утраты бухгалтерских документов

Как правило, подобные ситуации возникают вследствие неплатеже­способности должника.

При оценке сроков хранения бухгалтерских документов следует ­учитывать также многофункциональность таких документов .

Риски утраты договоров

Эти документы необходимы для подтверждения права собственности.

Если речь идет о недвижимости, то:

Если объектом купли-продажи выступают ценные бумаги, то для этого вида собственности действительно все, сказанное о недвижимости.

Но есть и специфические моменты. Если ваша организация не сможет подтвердить свои права на владение акциями, то ее ожидают:

Риск утраты документов, необходимых при проверке или в ходе судебного разбирательства

Причем долговременному хранению по этой причине может подлежать не все дело, а только некоторые бумаги из конкретной папки.

Вы также можете ознакомиться с ответами на следующие вопросы:

Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения

Акты об изъятии документов для уничтожения имеют сплошную нумерацию, начиная с № 1

запрещен отбор документов для дальнейшего уничтожения на основании заголовков дел в описи или номенклатуре дел

Должен быть проведен постраничный пересмотр каждого дела (п. 5 гл. 2 разд. V Правил № 1000).

Приведем пример составления Акта.

Согласованные (одобренные) акты утверждает руководитель предприятия, после чего документы могут быть уничтожены.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения

Нормативные акты, устанавливающие сроки хранения архивных документов

Перечень построен по функциональному принципу и содержит разделы, отражающие основные направления деятельности организации:

организационно-распорядительную и правовую деятельность;

планирование, финансирование, учет и отчетность;

социально-бытовые вопросы и др.

Деятельность экспертной комиссии

Основными задачами экспертной комиссии являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

Экспертная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами выполняет следующие функции:

3. Принимает решения, касающиеся установления сроков хранения документов и выделения их к уничтожению, и представляет:

Экспертная комиссия имеет право в целях реализации возложенных на нее задач:

не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

Экспертиза ценности документов

Уничтожение архивных документов

Документы, отобранные по Перечню к уничтожению, включаются в акт, который составляется по установленной форме.

Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

[1] Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Источник: https://arteld.ru/yurisprudentsiya/konsultant-akt-ob-unichtozhenii-dokumentov-iz-arhiva-istek-srok-hraneniya.html

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Консультант акт об уничтожении документов из архива истек срок хранения

Подготовка документов к уничтожению один из самых трудоемких процессов в архивном деле. Сложности возникают, если компания не проводила плановые уничтожения. В этом случае придется перебрать документы за все годы, чтобы понять, что оставить, а что можно уничтожить.

Дела временных сроков хранения – до 10 лет включительно – в архив не передают. Их хранят в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожают (п. 4.2. правил, утв.

приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Однако в правилах 2015 и 2002 года чиновники не закрепили этот самый «установленный порядок».

Единственное условие – отбор документов на уничтожение проводят с помощью экспертной комиссии.

По правилам уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме из приложения № 21 Правил, 2015).

Документы, включенные в акт, не обязательно будут уничтожены. Сначала экспертная комиссия рассмотрит акт на заседании. Затем документ утвердит руководитель организации или структурного подразделения.

Только после этого можно договариваться об уничтожении с организацией или уничтожить прямо в офисе.

Эксперты Системы Главбух рассказывают про правила уничтожения документов на предприятиях в РФ

Отвечает Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

«Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы.»

Из рекомендации Системы Главбух «Как хранить бухгалтерские документы»

Экспертизу ценности документов проводит параллельно с отбором документов на уничтожение, составлением описей дел постоянного и длительного хранения. Такими делами будут те, которые хранят свыше 10 лет.

Краткий смысл экспертизы ценности документов в том, чтобы выявить бумаги для хранения по правилам на основании Перечня  2010 года и определения значимости документов.

Также во время экспертизы отбирают документы, которые можно уничтожить, так как они утратили свою практическую ценность.

Первое что нужно изучить при проведении экспертизы ценности – номенклатуру дел, ведь именно в ней указывают сроки хранения. Если таковой нет, то нужно обратиться к Перечню 2010 года или другим нормативно-правовым актам, которые содержат информацию о сроках хранения документов.

Журнал «Главбух» упрощает работу

Определить сроки хранения документов поможет специальный сервис «Хранение документов».

На основании проведенной экспертизы, комиссия проводит заседание по результатам работы, о чем составляет протокол. Только после этого руководитель организации утверждает акт.

Кто же может входить в состав экспертной комиссии? Руководитель отдела кадров, сотрудники отдела и специалист, ответственный за архив в компании. Экспертная комиссия — это коллегиальный орган, который принимает решения совместно на основании профессионального опыта.

Не нужно брать всю ответственность на себя при принятии решений, по которым вы не имеете достаточной компетенции.

Организация обязана хранить документы в силу закона (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов

С точки зрения архивного дела – не важно, какие документы храните в организации. Главное обеспечить их сохранность в течение установленных сроков и провести уничтожение по правилам.

Истечение срока хранения документов не означает, что они непременно отправятся на утилизацию. Истечение срока хранения — это повод провести экспертизу ценности бумаг.

Причем это правило универсально для всех форм организаций и их структурных подразделений.

Уменьшать сроки хранение нельзя. Если в нормативно-правовых актах закрепили, например, что приказы о направлении в командировку хранят 5 лет, то компания не вправе утвердить у себя срок 3 года.

А вот при необходимости организация может продлить срок хранения документов. Делают это на заседании экспертной комиссии. О принятом решении делают запись в протоколе и приводят основание для увеличения срока.

Например:

…в связи со служебной необходимостью, комиссия приняла решение оставить на хранение документы, срок хранения которых истек, до минования надобности. Перечень документов прилагается.

Уничтожив документы, срок хранения которых истек, организация ничего не нарушит.

При возможном обращении контролирующих органов к документам, которые уже уничтожены, организация может предоставить выписку из акта или его копию и копию протокола экспертной комиссии.

Это будут официальные документы, подтверждающие процедуру уничтожения, а не утраты  этих бумаг.  Обратите внимание – об утрате составляют другие документы.

Акт и протокол имеют постоянный срок хранения. Утрата или потеря документов уже будет относится к возможному составу правонарушения, как объективная сторона того, что организация не выполнила свою обязанность по обеспечению сохранности бумаг. Важно не уничтожить документы раньше установленного для них срока, так как этот факт так же могут отнести к нарушению норм по обеспечению сохранности.

«Ошибки в расчете срока хранения документов опасны. Если уничтожить бумаги раньше срока, нечем будет оправдать затраты. При проверке налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, доначислят налоги, штрафы и пени.»

1 этап. Просмотр дел

На этом этапе необходимо разложить дела или документы в соответствии с их сроками хранения. Разделить документы с временным, длительным и постоянным сроком хранения. На дела длительного и постоянного срока хранения составить описи дел. Оформить эти дела и поставить на хранение. Так мы сможем исключить случайное уничтожение нужных документов.

2 этап. Подготовка проекта акта о выделении документов к уничтожению

Документы, которые отобрали на уничтожение на предыдущем этапе, просматривают еще раз. Делают это для того, чтобы проверить, не попали ли в них бумаги, срок хранения которых может отличаться от срока хранения тех, что были выбраны. Например, приказы о перемене имени и фамилии могли попасть в документы с 5-летним сроком хранения.

После того, как все бумаги перепроверили, внесите их в форму акта из приложения № 21 (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

3 этап. Заседание комиссии

На этом этапе проходит заседание экспертной комиссии для совместного рассмотрения акта. Заседание может быть организовано и по электронной почте. Автор акта приглашает всех ознакомиться с актом, внести свои рекомендации и пожелания. Обсуждение можно вести в электронной переписке.

4 этап. Оформление протокола заседания экспертной комиссии

Утвержденной формы протокола нет, можно оставить в свободной форме. Главное, чтобы в нем указали состав комиссии, дату заседания, повестку дня, кто присутствовал, кто выступил и что решили.

5 этап. Подписание протокола и акта

Протокол подписывают секретарь и председатель комиссии. В акте ставят визы все, кто принимал участие в его согласовании, а также подпись автора акта и гриф согласования комиссией. После этого акт передают на подпись руководителю.

6. Этап. Уничтожение

На этом этапе проводится непосредственно само уничтожение по приемо-сдаточной накладной. Делают запись в акте о том, каким весом были уничтожены документы, количество дел и способ уничтожения.

Правила уничтожения документов, содержащих персональные данные

Необходимо документально зафиксировать факт уничтожения сведений, составляющих персональные данные. Об этом дает следующие разъяснения Роскомнадзор в информации от 25.09.2015 «Ответы на вопросы в сфере защиты прав субъектов персональных данных»:

Порядок документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта определяется оператором персональных данных самостоятельно. Уничтожение персональных данных субъекта осуществляется комиссией либо иным должностным лицом, созданной (уполномоченным) на основании приказа Оператора.

Наиболее распространенными способами документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта является оформление соответствующего акта о прекращении обработки персональных данных либо регистрация факта уничтожения персональных данных в специальном журнале.

Типовая форма акта и журнала утверждаются самим Оператором

Способы уничтожения

Утилизация на специализированных производствах, занимающихся переработкой макулатуры. Уничтожить могут прессованием, смешивают с другими сортами макулатуры, после чего документы становятся не пригодны к прочтению.

Уничтожение при высоких температурах. Для этого способа используют технологию тепловой обработки.

Метод сжигания на тепловых станциях. Его использовали ранее. Этот способ не пригоден с точки зрения экологии. Тем более, что бумага – это вторичное сырье, которое стоит денег. Вам даже могут заплатить за вашу бумагу и вывезти бесплатно.

Перечисленные способы подходят для больших объемов бумаг. Как правило, речь идет не о нескольких папках, а о тоннах бумаги. Специализированные предприятия принимают макулатуру на вес. Для вашей организации — это документы, а для организации-переработчика – сырье.

Отметим, что есть и способ для небольшого количества бумаг – уничтожение через офисный шредер. Этот способ подходит только для уничтожения документов в офисе, при небольших объемах.

Пример приемо-сдаточной накладной

Дорогой коллега, сегодня 6 месяцев подписки в подарок. Читайте «Главбух» полгода бесплатно!

Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 505-87-17.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/94529-kak-unichtojit-dokumenty-s-istekshim-srokom

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Консультант акт об уничтожении документов из архива истек срок хранения

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

https://www.youtube.com/watch?v=DrVqK0mPOx0

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unichtozhenie_dokumentov_s_istekshimi_srokami_hraneniya_akt/

Кабинет Юриста
Добавить комментарий