Номенклатура дел юридической службы

Номенклатура Дел Юридической Службы Предприятия

Номенклатура дел юридической службы

После заменыновыми 8-6 Штатные расписания предприятия на 2008 год. Копии 3 г. т. 126 8-7 Правила внутреннего трудового распорядка 1 г. . 74 После заменыновыми 8-8 Протоколы заседанийквалификационной комиссиии документы к ним 15 л. ЭПКп. 278 Документы (протоколы счетныхкомиссий, бюллетени и др.

) -5 л. , п. 279 8-9 План работы отдела на 2008 год 3 г. т. 22. 1 8-10 Отчет о работе отдела за 2008 год 5 л. т. 22. 1 8-11 Статистические отчеты по кадрам Пост. т. 23. 1 8-12 Список работниковпредприятия Пост. . 215 8-13 Список работников, состоящих в резерве руководящих кадров Пост. .

213 8-14 Трудовые договоры, контракты с работниками предприятия 3 г. . 219 После истечениясрока действия договора, контракта 8-15 Личные учетные карточкиработников 75 л. . 217 8-16 Личные дела работников 75 л. . 216 8-17 Книга учета личных дел 75 л. т. 507 8-18 Трудовые книжки работников До востребованияп.

226 Невостребо-ванные — 50 л.

Номенклатура дел организации Номенклатура дел отдела кадров образец бланк

Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5. Отдел кадров В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

  1. Составленные кадровиком.
  2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
  3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

Основной список документов включает в себя:

  • Должностные инструкции.
  • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
  • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
  • Распоряжения, приказы по персоналу.
  • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
  • Личные дела сотрудников.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Карточки учетавоеннообязанных 3 г. . 238 После увольнения 8-26 Отчеты о бронированиивоеннообязанных 5 л. . 236 8-27 Книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним 50 л. . 227 8-28 Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек 5 л. .

228 После окончания ведения 8-29 Журнал регистрации приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение) 75 л. . 944. 2 8-30 Журнал регистрации приказов по личному составу (отпуска, командировки, назначения дежурных) 3 г. . 944. 3 8-31 Картотека регистрации обращений граждан 5 л. .

945 8-32 Журнал учета отпусков 3 г. . 544 8-33 Журнал учета работников, направленных в командировки 5 л. . 243 8-34 Журнал регистрации командировочных удостоверений 3 г. . 244 8-35 Журнал учета выдачи личных справок (о трудовом стаже, заработной плате и др. ) 3 г. .

247 8-36 Номенклатура дел отдела 5 л. . 930. 2 8-37 8-38 … … 13.

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел. Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье. Нужные документы содержатся в отделе.

Остальные материалы отправляют в архив.
Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

  • Простота поиска.
  • Индексация хранящихся документов.
  • Установленный срок хранения материалов.
  • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
  • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
  • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
  • Составление актов на их уничтожение.

Ее виды Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования.

Есть ли у вас примерная номенклатура дел юридического отдела?

Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Росархива от 06. 02. 2002 г. , в номенклатуре следует указать:

  1. Индекс дела.
  2. Наименование дела – это название вносимого дела.
  3. Количество единиц хранения – измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  4. Срок хранения и № статей по перечню – указание на то, сколько времени следует хранить дело, с ссылкой на нормативный акт, которым этот самый срок установлен.
  5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Определение сроков хранения Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам.

Номенклатура дел отдела кадров

  1. Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  2. Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  3. Индивидуальная.

Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.

Номенклатуры дел отделов Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел.

Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону8 800 350-84-13 доб. 504 (консультация бесплатно)

Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются.

Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.
Здесь делаются дополнительные пометки, относящиеся к делу. ипы номенклатуры дел Она может быть:

  • Примерной, то есть может меняться в ходе работы.
  • Типичной — стандартный тип документа.
  • Индивидуальной — зависит от стратегии компании.

Таким образом, номенклатура дел отдела кадров это, конечно же, документ, требующий над собой работы не одного дня, но после его составления он облегчит деятельность любого предприятия в сфере делопроизводства.

Данный документ поможет быстро сориентироваться в большом потоке документации. Каких либо специфических знаний он не требует, следует только держаться имеющегося образца.

Ниже расположен типовой бланк и образец номенклатуры дел отдела кадров вариант которой можно скачать бесплатно.

Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений — 8 приложение. Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

  • Номер (индекс) дела.
  • Наименование его.
  • Количество папок (единиц хранения) в деле.
  • Срок хранения дела.

Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

Порядок составления и утверждения Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов. Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они.
Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц. В перечень в обязательном порядке включают:

  • Устав организации.
  • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
  • Номенклатура дел подразделений.
  • Штатное расписание.
  • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
  • Должностные инструкции.

После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют.

Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

Правилами установлена форма номенклатуры. Какие дела включать в номенклатуру В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т. .

), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т. .

Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17. 10. 2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно.

Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится.

А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации.

Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться.

В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3. 4. 6 Основных правил работы архивов).

То есть образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3. 4 «Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06. 02.

2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2019 года мы приведем ниже.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива.

Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством.

Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы.

Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Номенклатура юридического отдела предприятия

Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных. Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск.

В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему.

И так, ваш руководитель вызывает вас и сообщает, что учредителями организации принято решение о реорганизации и присоединении к вашей другой компании.

Что вас ожидает – как реализовать это на вашем участке работы? Допустим, на данный момент времени существует некая организация ПАО «А+», которая действует на основании устава, в ней разработаны свои внутренние регламенты и положения, есть генеральный директор и самостоятельные структурные подразделения: бухгалтерия, АХО, юридический отдел и др. Но суть от этого не меняется. Просто на сегодняшний день большинство пользователей Интернета при поиске информации по данному вопросу предпочитает набирать в Яндексе поисковую фразу «Номенклатура дел отдела кадров», поэтому статья так и озаглавлена.

Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован. Например, ведение личного дела работника нормативно не закреплено. Поэтому каждая организация обязана иметь номенклатуру дел.

Современная жизнь диктует четкую систему учета и архивирования документов. А ведь именно номенклатура дел отражает такую систему. Надо сказать, что большинство специалистов отдают себе отчет в важности такого документа.

В 70 процентов организаций оформляется номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 1).

Для муниципальных учреждений и государственных органов, что передают документы в муниципальные или государственные архивы, а также для нотариусов и акционерных обществ составлять номенклатурные дела является обязательным нормативным требованием.

самостоятельно разработаны предприятием, сотрудники которого знают специфику образующихся документов и структуру деятельности предприятия. Раз происходят солидные перемены функций и текстуры организации, оформляется свежая номенклатура дел (отличительно для муниципальных органов).

Обыкновенно срок сохранения аналогичных документов устанавливается кроме того ведомственными инструкциями.

К переходящим делам относятся кроме того разные учетно-регистрационные книжки, ведущиеся на протяжении ряда лет. Осталось исключительно объяснить данное наблюдаете в последующей заметке на данном вебсайте. Номенклатура Дел Юридической Службы Предприятия

Читайте на сайте «Россия-Украина»:

Источник: https://Russia-Ukraine.com/nomenklatura-del-juridicheskoj-sluzhby-p07/

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

Номенклатура дел юридической службы

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.

Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия (а зачастую – и после) имеет ключевое значение для полноценной работы компании.

Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.

Делопроизводитель – «информационный фильтр» организации

Одна из главных задач делопроизводителя* – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы.

Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных виды документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов.

На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.

Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота.

Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение. Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям.

К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери.

Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.

Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство.

Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее оформление, зарегистрировать соответствующим образом, поскольку нередко составителями и исполнителями различных видов документов являются другие сотрудники организации.

Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» организации: через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов. Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства. Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных). Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).

Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ (инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами организации.

Важный документ или «лишняя бумажка»?

При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в организации необходимо заручиться всесторонней поддержкой юридической службы.

Основными задачами юридической службы являются:

  • укрепление законности в деятельности организации;
  • анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;
  • защита прав и законных интересов предприятия и работающих в нем сотрудников.

Практика показывает, что взаимодействие юриста и помощника руководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является эффективным. Зачастую причина этого – постоянная занятость юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование переданного ему письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки контрагенту.

Если роль делопроизводства недооценивается юристом организации, необходимо напомнить ему о том, что если делопроизводство в организации систематизировано и регламентировано на всех уровнях, то следовать установленному порядку должна и юридическая служба. Один из аргументов в таком разговоре может быть таким: «Я исполняю поручение своего руководителя, который считает необходимым стандартизировать документы, создать единую систему документооборота и прописать принципы ведения делопроизводства.

В некоторых случаях юристы ссылаются на то, что это «лишние бумажки, которые только осложняют работу», однако здесь нужно помнить о том, что внутренний документ компании, подписанный первым лицом, является обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации. Кстати, причиной нежелания сотрудников организации согласовывать пункты Положения о делопроизводстве часто является тот факт, что введение такого документа добавляет ответственности и требует повышенного внимания при оформлении и подготовке документов.

Между тем Положение о делопроизводстве и контроль за его исполнением со стороны делопроизводителя дает юридической службе гарантию того, что ни один документ не покинет стены офиса до тех пор, пока не будет надлежащим образом согласован и утвержден.

Кроме того, на самом деле документ позволит в дальнейшем экономить время, поскольку четко прописанный регламент согласования документов с указанием сроков освободит юриста от лишних и несвоевременных вопросов, с которыми часто обращаются сотрудники организации.

Не всегда процесс разработки и утверждения данного положения проходит легко, поскольку требуется тщательный анализ документов и процессов документооборота в организации. Однако в будущем наличие такого документа и его исполнение существенно облегчит делопроизводителю контроль за ведением делопроизводства и документооборота, а сотрудникам отделов – подготовку и оформление документов.

Несмотря на то что законодательно закрепленных, обязательных к исполнению требований к ведению делопроизводства нет, существует ряд документов, на которые необходимо опираться при организации системы делопроизводства и которые составляют нормативно-методическую базу делопроизводства. И хотя некоторые из них утратили силу, из них также можно почерпнуть полезную информацию.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2014/o_vzaimodejstvii/

Номенклатура дел юридического отдела образец скачать

Номенклатура дел юридической службы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Номенклатура дел юридического отдела образец скачать». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Анализ разработки номенклатур дел в различных организациях показывает, что в ряде случаев неполнота состава документов и документальных комплексов, внесенных в номенклатуру дел, связана, прежде всего, с невключением в нее электронных документов, создаваемых во всех подразделениях деятельности организации.

Это касается, прежде всего, трудовой деятельности, связанной с особо важным документооборотом или оборотом бланков строгой отчетности. Однако, любой руководитель организации вправе самостоятельно определить список номенклатуры дел в областях, не регламентированных действующими нормами права.

Образец номенклатуры дел юриста

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

Номенклатура дел, если ее требуется сменить в процессе работы предприятия, должна быть введена с начала календарного года. Поэтому, чтобы новая система заработала в 2019 году, ее следует разработать на протяжении 4-го квартала 2019 года.

Организация может создать систему дел для хранения документов самостоятельно. Зачастую каждое предприятие работает по своей схеме, именно под нее должна быть настроена номенклатура. В другом случае это можно поручить за отдельную плату специальной компании.

Раз происходят солидные перемены функций и текстуры организации, оформляется свежая номенклатура дел (отличительно для муниципальных органов). Обыкновенно срок сохранения аналогичных документов устанавливается кроме того ведомственными инструкциями. К переходящим делам относятся кроме того разные учетно-регистрационные книжки, ведущиеся на протяжении ряда лет.

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2019 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Номенклатура является многофункциональным документом, который необходим предприятию для упорядочения процесса текущего делопроизводства.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Складирование в отведенных помещениях на судне инвентаря, каютного имущества и другого снабжения судна, которое можно хранить в неотапливаемых и сырых помещениях.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

Вихрь»* * Заполняется по окончании делопроизводственного года. Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук Что это за зверь такой — номенклатура дел? Необходимо сдать к пятнице эту самую номенклатуру для юр.

Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости. ВАЖНО! Не все предусмотренные трудовым законодательством РФ документы перечислены в утвержденном Приказом Перечне.

В дело вкладывают бумаги в соответствии с номерами и датами, если количество листов получается более двухсот пятидесяти, либо толщина их превышает четыре сантиметра, то данный документ следует разделить на два или несколько томов. Крупные предприятия формируют много распоряжений и прилагают их к различным делам.

Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-20013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатуру дел используют как основной документ в организации в процессе отбора документов для сдачи их в архив, или же отбора документов с истекшими сроками для их уничтожения.

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел». На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел». На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение.

Часть из них я разобрала. Но НЕТ у меня сейчас времени, чтобы разбирать остальную макулатуру. ррррррррр. Блин, я думала, что самые сложные люди практически во всех организациях — это бухгалтеры, ан нет!

При составлении необходимо учесть, что каждому разделу документа должен соответствовать отдел предприятия или структурное подразделение. Если организация небольшая, где не может быть четкой структуры, то разделами могут быть выбраны основные направления деятельности. Поэтому разделы номенклатуры (заголовки дел) должны быть названы так, чтобы было понятно, где он был создан и куда поступает.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Для ее составления были разработаны нормативные акты. К 3 базовым относятся 2 Перечня, утвержденных Министерством культуры, о типовых управленческих документах, которые должны храниться в архивах, и номенклатуре дел, изданные в 2007 и 2010 гг. К третьему относится Акт о правилах, на основании которых необходимо строить работу архива любой организации, он был издан в 2002 г.

Поскольку любая организация в процессе своей работы накапливает большое количество различных бумаг, их требуется систематизировать. Чтобы был полный порядок, используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел.

Составление и утверждение номенклатуры дел организации

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2019 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов.

Основных правил работы архивов). Разработку обычно поручают подразделению предприятия или кадровику. При необходимости, можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п.

Внутренние номенклатуры компании устанавливают для всех отделов индивидуально либо совместно. Второй вариант указанных документов называют сводными.

Номенклатуру необходимо составлять во всех предприятиях и учреждениях, ведь она позволяет значительно систематизировать работу с бумагами.

Номенклатура дел юридической службы

По итогам проведенных проверок сведений по делам за прошлые года номенклатура может состоять из незавершенных дел, документов с различными сроками хранения.

Достаточно сложным является вопрос о целесообразности включения в номенклатуру дел баз данных в виде сложного документа (реестры, кадастры, каталоги и др.), т. к. они не могут в полной мере быть отнесены к делопроизводственным документам.

Но суть от этого не меняется. Просто на сегодняшний день большинство пользователей Интернета при поиске информации по данному вопросу предпочитает набирать в Яндексе поисковую фразу «Номенклатура дел отдела кадров», поэтому статья так и озаглавлена. Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован.

Важно В обязательном порядке в номенклатуру дел должны включаться документы, завершенные делопроизводством ликвидированных организаций, чьим правопреемником является организация, и документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации.

Эти статьи и документы могут быть Вам полезны

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия. Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

    Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  2. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Приведение электрической сети судна в зимовочное состояние с отключением ГРЩ и всех щитков распределения.

Источник: https://myursei.ru/finansovye-pretenzii/7989-nomenklatura-del-yuridicheskogo-otdela-obrazec-skachat.html

Номенклатура документов в юридическом отделе

Номенклатура дел юридической службы

Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень. Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п.

Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь).

Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Образец номенклатуры дел юрисконсульта административно управленческого персонала

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица. Инфо ЭПКПротокол заседания ЭК предприятия от 21.12.

2007 № 3 1-10 Обращения граждан и документы по их рассмотрению (предложения, заявления, жалобы, переписка и др.) 5 л. ЭПКст.29 1-11 Книга замечаний и предложений 5 л.п.948 После окончания ведения и передачи в архив организации 1-12 Журнал регистрации приказов по основной деятельности Пост.п.944.

1 1-13 Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам 5 л.п.944.4 1-14 Картотека регистрации входящих документов 3 г.п.944.5 1-15 Картотека регистрации исходящих документов 3 г.п.944.5 1-16 Журнал регистрации внутренних документов 3 г.п.944.

6 1-17 Документы по организации работы архива предприятия

Номенклатура дел юридического отдела

Важно Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

PDF-1.5 %БЦос 31 0 obj установление сроков хранения дел.

учет всех заводимых в организации дел; обеспечение порядка формирования дел; группировка определенных видов документов в отдельные документальные комплексы; систематизация дел по структурным подразделениям (направлениям деятельности) и их индексация; Таким образом, именно номенклатура дел является ключевым пособием для организации

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.

Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям. К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость

Номенклатура дел юридического отдела образец

Для сотрудников, назначаемых ответственными за ведение рассматриваемых дел могут быть изданы дополнительные инструкции и положения, устанавливающие правила поведения. Для кого обязательна Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять ее.

Правила оформления Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Номенклатура дел юридического отдела образец 2017

Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников.

Внимание Приказы директора по основной деятельности Постоянност.

19 а 01-06 Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам 5 летст.

19 в 01-07 Инфо Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним Постоянно1ст. 18 и 1 Бюллетени ания – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК 01-08 Инструкция по делопроизводству Постоянност. 27 а Переходящее с 2009 г. 01-09 Номенклатура дел Постоянност.

Номенклатура дел юридической службы предприятия

В частности, там нет приказов, уведомлений.

Типовая номенклатура дел организации, перечень № Заголовок документа Нормативный акт 1 Трудовой договор ст.

56 ТК РФ 2 Трудовые книжки ст. 66 ТК РФ 3 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ст.

123 ТК РФ 4 Штатное расписание 5 График отпусков 6 Табель учета рабочего времени ст.

Какие дела включать в номенклатуру В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну.

Источник: http://econsalting.ru/nomenklatura-dokumentov-v-juridicheskom-otdele-62471/

Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации (М.М. Сичкарева, журнал

Номенклатура дел юридической службы

Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации

М.М. Сичкарева,

главный специалист в Аппарате правительства Пермского края

Журнал “Право и экономика”, N 10, октябрь 2015 г.

Для крупной организации с полноценным юридическим отделом не сложно составить номенклатуру дел.

Однако нередко встречается, что в организации нет юридического отдела, а обязанности юриста выполняет одно лицо, часто совмещая и с другими обязанностями, например, с ведением кадрового учета или секретарскими делами.

Тем не менее, номенклатуру дел для юридических документов стоит все же сделать отдельную с целью их систематизации.

Целью создания номенклатуры дел является, в первую очередь, систематизация дел, заводимых в организации для всех видов документов.

Номенклатура дел закрепляет индексацию документов, что необходимо для их регистрации и присвоения уникальных/индивидуальных номеров, что обеспечивает их систематизацию в делах.

В процессе определения сроков хранения дел осуществляется первоначальная экспертиза ценности документов, именно номенклатура дел служит основой для научно-технической обработки дел и составления описей и последующего их архивного хранения*(1).

Чем предстоит руководствоваться при составлении номенклатуры дел:

Основным нормативным документом при составлении номенклатуры дел является приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г.

N 526 “Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях” (регистрационный N 38830).2.

1. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 “Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения”. В ГОСТе дано определение номенклатуры дел.

2. Инструкция по делопроизводству организации (локальный акт), если таковой имеется.

3. Положение о структурном подразделении.

4. Устав или Положение об организации.

5. Для проставления срока хранения документов в номенклатуре необходимо пользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: раздел 1.2. Организационные основы управления и раздел 1.4. Правовое обеспечение деятельности.

Предлагаем пример универсальной номенклатуры, которую можно использовать как “скелет” для составления индивидуальной номенклатуры дел юридического отдела.

Условно, можно выделить четыре крупные части документов для номенклатуры дел юридического отдела:

1. Организационные документы: положение об отделе; должностные регламенты сотрудников отдела; номенклатура дел отдела; опись дел отдела; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; годовой отчет о работе отдела; поручения начальника отдела.

2. Профильные документы, сопровождающие основную деятельность отдела: договоры, претензии, протоколы, судебные документы, доверенности, переписка отдела. При необходимости в номенклатуру дел включаются те виды договоров, которые создаются и сопровождаются юридическим отделом, например:

– аренды, ст. 791 *(2)

– банковского счета, ст. 337

– возмездного оказания услуг, ст. 443

– доверительного управления имущества, ст. 123

– коммунального обслуживания организаций, ст. 817

– контрактации, ст. 752

– кредитные, ст. 340

– купли-продажи земельных участков, зданий, помещений, ст. 797, 940.

3. Учредительные документы организации: устав, регистрационные документы, документы о лицензировании.

4. Если организация – акционерное общество, в номенклатуру дел включаются те документы, которые юридический отдел уполномочен вести относительно акционеров, ценных бумаг и операций с ними.

Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации

Наименование организации Наименование отдела Номенклатура дел N ———- ———– ———————– (место составления) На год ————-

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во дел

Срок хранения по Перечню *

Примечание

05*-01*

Положение о юридическом отделе

Должностные регламенты сотрудников отдела.

Копии.

3 года

ст. 55 б

ст. 80 б

После замены новыми

Подлинники хранятся: Положение в ________;

Должностные регламенты в ____

05-02

Номенклатура дел отдела

До замены новой ст. 200 б

Подлинник хранится в Управлении документационного обеспечения

05-03

Опись дел отдела:

Постоянного срока хранения;

Временного срока хранения

3 года (1)

3 года (4)

(1) после утверждения сводного годового раздела описи на ЭК

(4) после уничтожения дел

05-04

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

3 года

Ст. 202 (1)

(1) после составления сводного акта об уничтожении дел организации

05-05

Годовой отчет о работе отдела

5 лет (1)

Ст. 475

(1) при отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации – постоянно.

05-06

Поручения начальника отдела

5 лет

ЭПК ст. 7

05-07

Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического лица

15 лет

ЭПК (1)

(1) после прекращения деятельности.

Решения – постоянно

* если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов

05-08

Свидетельства о государственной регистрации, о регистрации ликвидации юридического лица, уведомления на открытие филиалов, представительств

Постоянно

Ст. 39

* если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов

05-09

Документы (доклады, акты, заключения, положения о правопреемственности) о реорганизации, переименовании организации, передаче из одной системы в другую

Постоянно

Ст. 47

* если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов

05-10

Устав организации

Постоянно

Ст. 50

* если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов

05-11

Договор о создании (учреждении) организации, изменения и дополнения к нему

Постоянно

Ст. 51

05-12

Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации

Постоянно

Ст. 61

05-13

Лицензии, их дубликаты, заверенные копии

Постоянно

Ст. 97

05-14

Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов

5 лет ЭПК

Ст. 192

* если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов

05-15

Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений), предоставляемых в судебные инстанции

5 лет (1)

Ст. 189

(1) После вынесения решения

* возможно формирование дела по конкретному судебному спору

05-16

Переписка по оперативным правовым вопросам

3 года

Ст. 194

* если в организации принято вести внешнюю переписку только на общем бланке организации и за подписью руководителя, то дело в номенклатуру можно не включать

05-17

Переписка с клиентами организации по вопросам претензий

3 года

Ст. 194

05-18

Переписка с судебными инстанциями

5 лет

Ст. 190 ЭПК

05-19

Документы (проекты, предложения, заключения, справки, сведения, информации, расчеты, переписка) о подготовке контрактов, соглашений, договоров

10 лет

Ст. 493

* при необходимости в номенклатуру дел включаются те виды договоров, которые создаются и сопровождаются юридическим отделом

05-20

Резерв

05-21

Резерв

05-22

Резерв

Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписиструктурного подразделения
Согласовано[2]Протокол ЭК структурного подразделенияот N —– ——–Наименование должности Подпись Расшифровка подписируководителя архива (лица, ответственного за архив) Дата
——–* 05 – номер структурного подразделения в организации* 01 – номер дела

Список литературы

1. Сичкарева, М.М. Номенклатура дел отдела кадров [Текст] / М.М. Сичкарева // Хороший секретарь – 2015. – N 1.

2. Сичкарева М.М. Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации.

3. Sichkareva M.M. Project of nomenclature of affairs of the legal department (service) organization.

————————————————————————

*(1) Сичкарева, М.М. Номенклатура дел отдела кадров [Текст] / М.М. Сичкарева // Хороший секретарь – 2015. – N 1.

*(2) Номер статьи указан по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 (Приказ Минкульта N 558 от 25.08.2010).

Источник: https://base.garant.ru/57342006/

Кабинет Юриста
Добавить комментарий