Соглашение о электронном документообороте

Соглашение об электронном документообороте (Документ Алексеевой Д.Г., Пыхтина С.В., Фальковской Я.М.)

Соглашение о электронном документообороте

                                Соглашение

                     об электронном документообороте

г. Москва                                        “__” ___________ 2005 г.

     _____________________________________,   далее   “Бюро”,      в лице

________________________________________________,         действующего на

основании  ______,  и  ____________________,  далее   Абонент,   в   лице

__________________,   действующего   на   основании   __________________,

совместно именуемые “Стороны”,  заключили настоящее соглашение  (далее  –

Соглашение) о нижеследующем:

                          1. Предмет Соглашения

     1.1.  Настоящим  Соглашением  Бюро  и  Абонент  определяют   порядок

применения электронного документооборота при обмене информацией в  рамках

Договора  N  ____  об  оказании  информационных   услуг   (предоставления

______________)*  от “__”_____________2005 г. (далее – Договор).

     1.2. Применяя электронный документооборот,  Стороны  руководствуются

действующим   законодательством   и   настоящим      Соглашением, включая

Приложения к нему, а также  Регламентом  предоставления  услуг  Оператора

Удостоверяющего центра (далее – Регламент).

     1.3. Термины, перечисленные в статье 3  Федерального  закона   от 10

января 2002 г. N 1-ФЗ “Об электронной цифровой  подписи”,   применяются в

настоящем Соглашении в соответствии с определениями, данными в  указанном

Законе.

     1.4. В электронном документообороте  Стороны  используют  документы,

представленные  в  электронно-цифровой  форме  (далее  –      электронные

документы, ЭД).

     1.5. Электронные документы, которыми Стороны обмениваются  в  рамках

Договора, заверяются электронно-цифровой подписью  (ЭЦП)  уполномоченного

лица отправителя  документа.  Каждая  из  Сторон  может  иметь  несколько

уполномоченных лиц для обмена информацией по указанному Договору.  Каждое

уполномоченное лицо должно иметь собственную электронно-цифровую подпись,

подтвержденную  сертификатом  Удостоверяющего  центра,  и   доверенность,

подтверждающую   полномочия   этого   лица,   оформленную      Стороной в

установленном порядке.

     1.6.  При  обмене  электронными  документами  используется  средство

электронной цифровой подписи, сертифицированное в установленном порядке.

     1.7. Стороны признают, что любой электронный документ, переданный  в

рамках Договора и заверенный действующей на момент  передачи  электронной

цифровой  подписью  отправителя,  является  эквивалентом   идентичного по

содержанию документа на бумажном  носителе,  подписанного  уполномоченным

лицом организации-отправителя с проставлением печати, имеет равную с  ним

юридическую силу и порождает для Сторон аналогичные права и обязанности.

     1.8.  Электронный  документ  порождает  обязательства     Стороны по

настоящему Соглашению с момента постановки электронной цифровой  подписи,

если он заверен действующей электронной цифровой подписью уполномоченного

Стороной  лица.  При  этом  содержание  электронного     документа должно

соответствовать полномочиям лица, его подписавшего.

     1.9.  Стороны  признают,  что  используемые   средства   подготовки,

передачи и проверки электронных  документов  достаточны  для  обеспечения

надежного, эффективного и безопасного документооборота.

     1.10. Стороны признают используемую в  электронном  документообороте

систему защиты информации достаточной для защиты от  несанкционированного

доступа, контроля целостности передаваемых данных, а также  подтверждения

авторства и подлинности электронных документов.

           2. Порядок применения электронного документооборота

     2.1.  Для  подготовки  и  проверки  электронных  документов  Стороны

используют  программное  обеспечение  “Автоматизированное  рабочее  место

Пользователя  Удостоверяющего  Центра”,  предоставляемое     Абоненту при

подписании Регламента.

     2.2. Бюро выполняет функции  Оператора  Удостоверяющего  центра  ООО

“Крипто-Про” в соответствии с Регламентом.

     2.3. С помощью указанного в п. 2.1 программного обеспечения  Абонент

вырабатывает   ключи   электронной   цифровой   подписи   уполномоченного

представителя Абонента,  в  соответствии  с  Регламентом  Удостоверяющего

центра получает и устанавливает сертификат.

     2.4. Далее в настоящем Соглашении под действиями Абонента  или  Бюро

будут пониматься действия соответствующих  уполномоченных  представителей

Сторон, а под  электронными  цифровыми  подписями  Сторон  –  электронные

цифровые подписи их уполномоченных представителей.

     2.5.   Для   корректного   функционирования   системы   электронного

документооборота  Стороны  самостоятельно  обязаны  обеспечить   доступ с

рабочих  мест,  на  которых  установлен  “АРМ  Пользователя”,    к пункту

размещения списка отозванных сертификатов в соответствии с Регламентом.

     2.6. Функции постановки и проверки электронной  цифровой   подписи в

электронных  документах  выполняются  с   помощью   “АРМ   Пользователя”.

Постановка электронной цифровой подписи выполняется непосредственно перед

отправкой  электронного  документа,  а  проверка  –   незамедлительно при

получении.

                      3. Права и обязанности Сторон

     3.1. Взаимные обязанности и права сторон

     3.1.1. Стороны обязуются:

     – за собственный счет приобрести и поддерживать в рабочем  состоянии

свои  программно-технические  средства,  используемые  для   электронного

документооборота в соответствии с настоящим Соглашением;

     –  содержать   компьютер,   на   котором   установлено   программное

обеспечение  электронного  документооборота,   в   охраняемом   служебном

помещении;

     – не  допускать  появления  в  компьютере,  на  котором  установлено

указанное  программное  обеспечение,  компьютерных  вирусов  и  программ,

разрушающих систему электронного документооборота, операционную систему и

прочие программные средства.

     3.1.2. Стороны обязуются сохранять в  тайне  применяемые  в  системе

защиты информации секретные ключи и проводить  их  замену.  Смена  ключей

проводится в соответствии с Регламентом.

     3.1.3. Каждая сторона имеет право запрашивать и обязана по  запросам

другой стороны направлять не позднее следующего банковского дня с момента

получения  запроса  надлежащим   образом   оформленные     бумажные копии

электронных документов, обмен которыми проходил с помощью Системы.

     3.1.4. Стороны должны хранить электронные документы, предусмотренные

настоящим Соглашением, а также сертификаты открытых ключей ЭЦП в  течение

пяти лет.

     3.1.5. Стороны имеют  право  изготавливать  электронные  и  бумажные

копии электронных документов, принятых и переданных в рамках Договора,  и

заверять  их  своей  электронно-цифровой  подписью  или  собственноручной

подписью уполномоченных должностных лиц с проставлением печати.

     3.2. Обязанности и права Абонента

     3.2.1. Абонент обязуется за  собственные  средства  приобрести  “АРМ

Пользователя” и необходимые лицензии и установить их  на  рабочих  местах

уполномоченных лиц Абонента.

     3.2.2. Абонент обязуется выдать доверенности  лицам,  уполномоченным

Абонентом для обмена электронными документами с Бюро, и предоставить их в

Бюро. Абонент обязан самостоятельно следить  за  изменениями  полномочий,

предоставленных доверенностью, и своевременно информировать Бюро об  этих

изменениях в письменном виде.

     3.2.3. Абонент обязан  использовать  “АРМ  Пользователя”   только по

прямому назначению и в соответствии с инструкцией к “АРМ Пользователя”.

     3.2.4.  Абонент  обязуется  использовать  ключи  электронно-цифровой

подписи, созданные  для  работы  по  Договору  и  настоящему  Соглашению,

исключительно для  электронного  документооборота  в  рамках   Договора и

Соглашения, и прекратить их использование в случае  прекращения  действия

Договора или Соглашения. Ответственность за использование  ключей   ЭЦП в

иных целях лежит на Абоненте.

     3.2.5. Абонент обязан использовать лицензии  на  создание   ключей в

соответствии с лицензионным  соглашением.  Ответственность  за  нарушение

лицензионного соглашения лежит на Абоненте.

     3.2.6. Абонент обязан хранить в тайне имена и пароли доступа к  “АРМ

Пользователя” и запрашивать у  поставщика  “АРМ  Пользователя”  изменение

имен  и   паролей   доступа   при   любом   обоснованном   подозрении   о

несанкционированном доступе третьих лиц к этой информации.

     3.2.7.  Абонент  обязан   контролировать   правильность   оформления

электронных документов,  предназначенных  для  обмена  с  Бюро,   а также

следить за  соответствием  подписываемых  электронной  цифровой  подписью

документов полномочиям лица, указанного в сертификате ЭЦП.

     3.2.8. Абонент обязуется использовать “АРМ Пользователя”  только  на

исправном и проверенном на отсутствие компьютерных  вирусов  персональном

компьютере.

     3.2.9. Абонент обязуется допускать к  работе  с  “АРМ  Пользователя”

только уполномоченных сотрудников Абонента и несет ответственность за все

действия, совершенные неуполномоченными лицами с “АРМ  Пользователя”  под

именем и паролем уполномоченного лица Абонента и (или)  с  использованием

секретного ключа ЭЦП уполномоченного лица Абонента.

     3.2.10. Абонент  обязуется  не  вносить  никаких  изменений   в “АРМ

Пользователя” и не передавать его третьим лицам.

Источник: https://dogovor-blank.ru/%D1%88%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%BE%D0%BD/%D0%94%D0%BE%D0%B3%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D1%80_%D0%B7%D0%B0%D0%B9%D0%BC%D0%B0__%D1%80%D0%B0%D1%81%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%BA%D0%B0_%D0%BE_%D0%B7%D0%B0%D0%B9%D0%BC%D0%B5/%D0%A1%D0%BE%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D1%88%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%BE%D0%B1_%D1%8D%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%BC_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%BE%D1%82%D0%B5_%D0%94%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82_%D0%90%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%81%D0%B5%D0%B5%D0%B2%D0%BE%D0%B9_%D0%94%D0%93_%D0%9F%D1%8B%D1%85%D1%82%D0%B8%D0%BD%D0%B0_%D0%A1%D0%92_%D0%A4%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B9_%D0%AF%D0%9C

Соглашение с покупателем на использование ЭДО

Соглашение о электронном документообороте

Как правильно организовать и документально оформить электронный документооборот с контрагентами? Как при этом заключить Соглашение с покупателем на использование ЭДО?

Вопрос:  По вопросу принятия документа, подписанного ЭЦП. Покупатель предоставил доверенность на водителя, подписанную в программе «Сфера Курьер» оператора “Корус Консалтинг”. Должны ли мы заключить соглашение с покупателем на бумаге на использование электронного документооборота или отдельного соглашения не требуется и мы автоматически становимся участником ЭДО?

Ответ: Да, должны.

Условие об электронном документообороте (ЭДО) нужно согласовать с контрагентом. Его нужно прописать в договоре при его заключении либо оформить соглашение на бумаге к уже подписанному договору.

Также условие об обмене по ЭДО нужно прописать в учетной политике организации.

Подробнее об этом Вы можете прочитать в статье в обосновании.

Еще читайте: Производственный календарь на январь 2020 год с праздничными днями

Обоснование

Электронный документооборот с контрагентами

«Как правильно организовать и документально оформить электронный документооборот с контрагентами (акты, счет-фактуры, накладные)? Нужно ли в договорах это отражать?

Для начала электронного документооборота с контрагентами нужно отразить это условие в учетной политике (ст. 8 ФЗ от 06.12.11 № 402-ФЗ). При этом закрепите:

— объем электронного документооборота,

— форматы электронных документов,

— случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

Фрагмент учетной политике об электронном документообороте смотрите ниже.

Партнеры вправе присылать друг другу электронные счета-фактуры и «первичку», если они договорились об этом (п. 1 ст. 169 НК РФ). Поэтому в договорах нужно отразить условие об электронном документообороте. Если с контрагентами подписано несколько контрактов, тогда удобнее оформить отдельное соглашение.

Оформить соглашение об электронном обмене документами стороны могут в произвольной форме. В соглашении (или в договоре) можно указать, например: стороны осуществляют обмен счет-фактурами, актами, товарными накладными в электронном виде.

Технические средства и возможности позволяют принимать и обрабатывать электронные документы.

Обмен счетами-фактурами, актами, товарными накладными в электронном виде осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота ООО «Такском» с соблюдением всех положений Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Обоснование

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Альфа» ______________ А.В. Львов«____» ___________200__ г.

Учетная политика для целей бухучета
на 2016 год

Электронный документооборот

1. Для подтверждения фактов хозяйственной жизни используются унифицированные формы документов, перечень которых приведен в приложении 1 к настоящему приказу.

2. Все первичные документы составляются в электронном виде.

3. Электронный обмен товарными накладными по форме ТОРГ-12 и актами приемки-сдачи работ (услуг) производится в формате, утвержденном приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172.

4. Обмен электронными документами с контрагентами производится через оператора электронного документооборота.

5. Все первичные учетные документы подписываются усиленной квалифицированной подписью.

6. Правом подписи первичных документов обладают сотрудники, перечень которых приведен в приложении 2 к настоящему приказу.

7. Первичные учетные документы хранятся совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи данных документов сертификатом ключа подписи в течение пяти лет.

8. По требованию налоговой инспекции первичные документы представляются в следующем виде: – накладные по форме ТОРГ-12 и акты приемки-сдачи работ (услуг) – в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;

– все остальные первичные документы – на бумаге в виде заверенных копий.

СОГЛАШЕНИЕ

о взаимном выставлении счетов-фактур в электронном виде

г. Москва 17.06.2015

Общество с ограниченной ответственностью «Производственная фирма “Мастер”» в лице главного бухгалтера В.К. Волкова, действующего на основании доверенности, с одной стороны и общество с ограниченной ответственностью «Торговая фирма “Гермес”» в лице главного бухгалтера А.С. Кондратьева, действующего на основании доверенности, с другой стороны составили соглашение о нижеследующем.

Общество с ограниченной ответственностью «Производственная фирма “Мастер”» и общество с ограниченной ответственностью «Торговая фирма “Гермес”» подтверждают взаимное согласие на выставление счетов-фактур, адресованных сторонам соглашения, в электронном виде. Технические средства и возможности позволяют принимать и обрабатывать электронные счета-фактуры.

Обмен счетами-фактурами в электронном виде осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота ООО «Такском» с соблюдением всех положений Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Адреса и подписи сторон:

ООО «Производственная фирма “Мастер”» Адрес: 125007, г. Москва, ул. Коптева, д. 40 ИНН 7708123436, КПП 770801001 Р/с 40702810400000002233 в АКБ «Надежный» К/с 30101810400000000222БИК 044583222 ООО «Торговая фирма “Гермес”» Адрес: 104055, г. Москва, ул. Лесная, д. 69 ИНН 7708123446, КПП 770801001 Р/с 40702810400000001234 в АКБ «Надежный» К/с 30101810400000000222БИК 044583222
Представитель (по доверенности) Представитель (по доверенности)
В.К. Волков  А.С. Кондратьев
М.П. М.П.

Налоговые тонкости

Пять шагов для перехода на электронный документооборот без проблем с налоговой

Шаг первый: убедитесь, что вы вправе обмениваться с контрагентом электронными документами

Компании вправе обмениваться электронными документами по ТКС, если отправителя и адресата можно идентифицировать как стороны сделки (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Обмен электронными сообщениями рассматривается как обмен документами (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/310230-soglashenie-s-pokupatelem-na-ispolzovanie-edo

Электронный документооборот между организациями

Соглашение о электронном документообороте

Электронный документооборот между организациями – как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Письмо о переходе на электронный документооборот

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Итоги

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

Станут ли трудовые книжки электронными, узнайте из этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

  • Обладать обязательными реквизитами.
  • Соответствовать утвержденному формату.
  • Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности.

Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н).

А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

  • Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
  • Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
  • Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
  • Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

  • Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
  • Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
  • Необходимость в последующей распечатке документа.
  • Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
  • Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями.

Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми.

И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

  • Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
  • Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Образец заполнения заявления:

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

  1. До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
  2. После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Подробнее об электронном взаимодействии с ПФР см. в этом материале.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

  • О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
  • Его преимуществах.
  • Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
  • Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:

Итоги

Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/elektronnyj_dokumentooborot_mezhdu_organizaciyami/

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

Станут ли трудовые книжки электронными, узнайте из этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

  • Обладать обязательными реквизитами.
  • Соответствовать утвержденному формату.
  • Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности.

Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н).

А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

  • Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
  • Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
  • Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
  • Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

  • Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
  • Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
  • Необходимость в последующей распечатке документа.
  • Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
  • Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями.

Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми.

И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

  • Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
  • Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Образец заполнения заявления:

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

  • До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
  • После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Подробнее об электронном взаимодействии с ПФР см. в этом материале.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

  • О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
  • Его преимуществах.
  • Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
  • Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:

  • «Форма соглашения о неустойке – образец»;
  • «Образец дополнительного соглашения к договору поставки».

Итоги

Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b96906c343d6c00a9f54bab/5ba87a6e69d47500ae8b00bf

Система электронного документооборота ПФР

Соглашение о электронном документообороте

«Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:

– Система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;

– Система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;

– Система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;

– Для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа ПФР;

– При отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;

– Открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом ПФР.

Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом Пенсионного фонда совместно с конкретным страхователем и оформляется «Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота».

1 . Что необходимо для представления отчетности в Управление ПФР в электронном виде с электронной подписью (далее ЭП):

– программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;

– криптографическое программное обеспечение с реализацией необходимых функций ЭП и шифрования (выработка криптографических ключей, подписание и проверка ЭП на уровне файла, шифрование данных).

Данные функции реализуются программным обеспечением, относящимся к категории средств криптографической защиты информации (далее – СКЗИ), и которое при использовании в системе электронного документооборота (далее – СЭД) ПФР должно иметь сертификат ФСБ;

– услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД ПФР;

– проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использования СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, магнитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;

– Заключение «Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с районным Управлением ПФР.

В этих целях потребуется:

* Обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить форму заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.

* Обратиться в районное Управление ПФР с оформленной заявкой для её согласования и заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».

* По готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Управлением ПФР.

  1. Особенности электронного документооборота в ПФР.

– Сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Управление ПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.

– Для представления отчета в Управление ПФР требуется одна ЭП – руководителя организации.

– В соответствии с требованиями федерального закона “Об электронной подписи” от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие действия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографических ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.

Услуги страхователям предоставляют:

ОрганизацияТехнологияКонтактная                 информацияПримечание
АО «ЦентрИнформ»www.7405405.ruСистема«Контур-Экстерн»Контактный тел. 740-54-05 – Отдел подключения
ЗАО «УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР»www.nwudc.ruПП «Комита-Отчет»Контактный тел.578-01-96
ООО «Компания «Тензор»www.sbis.ru«СБиС++ Электронная отчетность»Контактный тел.640-87-91
ООО «АРГОС»www.argos-nalog.ruСЭД «Аргос – Налогоплательщик»Контактный тел.610-56-10
ООО «Такском»www.taxcom.ruПК «Спринтер»Контактный тел.677-94-91
ЗАО «Калуга Астрал»www.astralnalog.ruПК «Астрал Отчет»Контактный тел.702-11-93, 309-29-23
ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»www.edisfera.ruПК «Сфера»Контактный тел.334-38-12
ООО «Удостоверяющий центр ГАЗИНФОРМСЕРВИС»http://ca.gisca.ruПК «Такснет-Референт»Контактный тел.677-77688-800-50-50-50-2 (звонок бесплатный)
ООО «Русь-Телеком»www.rus-telecom.ru«Фельдъегерь»Контактный тел. представительства в г.Санкт-Петербурге311-85-54
ООО «Электронный экспресс»www.garantexpress.ru«ГАРАНТ Электронный Экспресс»

Источник: http://www.pfrf.ru/branches/spb/info~strahovatelyam/2481

Как подключиться к электронному документообороту с ПФР

Соглашение о электронном документообороте

Если среднесписочная численность работников равна или превышает 25 человек, организация обязана отчитываться электронно. Причем показатель численности устанавливается за предшествующий отчетный период. Таким образом, если в организации в сентябре трудилось 30 специалистов, а в октябре всего 5, то октябрьскую отчетность в ПФР нужно отправить электронно.

Один из вариантов отправки документации по защищенным каналам — это заключить с ПФР договор на электронный документооборот. Преимущества для бюджетной организации:

  • не нужно посещать отделение Пенсионного фонда (сокращаем транспортные расходы);
  • не нужно распечатывать и подписывать документы (сокращаем канцелярские расходы);
  • оперативное выявление и устранение ошибок (снижаем риск штрафных санкций).

К тому же отметим, что формирование любого отчета в цифровой форме снижает до минимума риск появления ошибок и несоответствий.

Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Для этого бюджетная организация должна представить:

  1. Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Бланк стандартной формы нужно составить в трех экземплярах.
  2. Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2019. Составляется в двух экземплярах на специальном бланке. Один экземпляр остается у организации-заявителя, а второй — у представителей Пенсионного фонда.
  3. Доверенность. Документ нужен, если оформлением занимается не руководитель, а ответственное лицо. Например, бухгалтер или юрист. Составляется в произвольной форме, заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Готовый пакет документов представьте в территориальное отделение по месту нахождения бюджетного учреждения. Чтобы подключить обособленное подразделение, которое самостоятельно взаимодействует в ПФ РФ, документацию направьте в отдел по месту нахождения подразделения.

Как заполнять

Заполнять следует только те табличные части заявления, которые соответствуют бюджетной организации.

Шаг 1. Начинаем с шапки: указываем полное наименование территориального отделения Пенсионного фонда России, с которым будет налажен обмен документами.

Шаг 2. Переходим к заполнению табличной части заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

Сведения об участнике ЭДО. Прописываем регистрационный номер бюджетной организации, полное наименование, ИНН, КПП, телефон, факс и e-mai. Затем прописываем юридический и фактический адреса, указываем ФИО руководителя учреждения.

Дополнительная информация указывается в заявлении по запросу представителей территориального отделения фонда: банковские реквизиты (наименование банка, его БИК, расчетный счет бюджетного учреждения, корреспондентский счет), среднесписочная численность.

Шаг 3. Вторую таблицу оставляем пустой либо ставим прочерки. Данная часть предназначена для индивидуальных предпринимателей. Заполнение сведений в обеих таблицах недопустимо.

Шаг 4. Переходим в третью таблицу. Указываем наименование организации-оператора комплексных услуг в СЭД. Иногда представители ПФ РФ требуют дополнительные сведения. Например, адрес оператора, информацию об используемом средстве криптографической защиты информации (СКЗИ).

Шаг 5. Подписываем заявление у руководителя, ставим печать, указываем дату составления.

Последняя таблица в заявлении заполняется сотрудниками ПФ РФ.

Особенности составления соглашения на ЭДО

Официальная форма соглашения об электронном документообороте (ЭДО) представлена в открытом доступе на сайте ПФ РФ.

Также бланк можно получить в территориальном фонде по месту нахождения вашего учреждения. Заполнять реквизиты соглашения на ЭДО нужно внимательно.

Если представители Пенсионного обнаружат ошибки, описки или неточности, то соглашение вернут на доработку, а срок подключения будет отодвинут.

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2019 года

Скачать

В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а такж нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).

В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).

Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.

Скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте

Скачать

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/kak-podklyuchitsya-k-elektronnomu-dokumentooborotu-s-pfr

Кабинет Юриста
Добавить комментарий